Pour en finir avec le manque de temps au travail
Si l’on se réfère au célèbre adage « le temps c’est de l’argent » , la gestion du temps de travail est une des principales clefs de la réussite professionnelle, tant au niveau individuel qu’au niveau collectif. En plus d’être un facteur important de stress pour le salarié, le manque de temps peut également être un sérieux handicap pour améliorer ses résultats et sa productivité. Dans un monde où règne le culte de l’urgence, il est évident qu’un meilleur contrôle de son temps est une « arme organisationnelle » redoutable, à tous les niveaux de la hiérarchie. Alors que nous avons tous l’impression de manquer de temps, prenons quelques minutes pour faire un tour d’horizons des outils et des logiciels conçus pour nous en faire gagner.
Pour optimiser son efficacité au bureau, une des premières solutions est simplement de prendre de bons réflexes dans l’organisation de ses tâches. Pour ce faire, rien de plus simple : planifier et hiérarchiser. Tout en étant réaliste et flexible, l’intérêt est ici de savoir où se trouvent les tâches prioritaires et combien de temps vous pouvez leur accorder à chacune. Si vous êtes entouré d’organisateurs compétents, n’hésitez pas à vous appuyer sur eux et à déléguer certaines missions. Et pour les accros des « to do list », n’hésitez pas à vous aider d’une application!
Il existe beaucoup d’activités quotidiennes chronophages. Vous serez probablement d’accord pour dire que la lecture des emails en fait partie. Qui plus est lorsqu’il s’agit d’un travail en équipe et que les communications se font via Outlook (qui n’est pas forcément un modèle d’ergonomie). C’est donc dans l’optique de « travailler ensemble sans effort » qu’a été créé le logiciel Asana. Présenté comme un gestionnaire de communication d’équipe moderne, ce logiciel propose de centraliser toutes les informations d’une équipe ou d’un projet dans un seul cyber-espace de travail. Fini les listes interminables de mails et les dossiers éparpillés sur plusieurs ordinateurs!
Autre tâche chronophage : la gestion de son agenda de rendez-vous. Là aussi, il existe des applications et des logiciels qui permettent de simplifier ce processus. Destiné aussi bien aux PME qu’aux grands groupes, aux travailleurs indépendants qu’aux professions libérales, l’agenda en ligne Clicrdv permet d’automatiser la prise de rendez-vous. Grâce à cette application en ligne, vous ne serez plus dérangé par le téléphone (la prise de rendez-vous par Internet signifie moins d’appels entrants) et vos clients pourront prendre rendez-vous 24h sur 24. Et pour être sûr de ne pas se retrouver face à une chaise vide, Clicrdv propose également des SMS automatiques de rappel. L’essayer c’est l’adopter!
Enfin, une multitude de logiciels existent pour vous faciliter tout un tas de tâches quotidiennes spécifiques. Pour les identifier, il vous suffit d’analyser quelles sont les « actions » qui ritualisent vos différentes missions. Fini la perte de temps lors de la prise de notes en réunion et leur restitution avec le système de prise de notes intelligent Beesy. Fini également les heures passées à corriger textes de présentation et autres mails importants grâce à Antidote, logiciel avancé de correction d’orthographe. Vous avez compris l’idée. À l’heure où nous avons l’impression que smartphones et tablettes ont envahi notre quotidien, leur aide peut souvent s’avérer utile.
Crédit photo : Doug88888
